La necesidad de reunirse es tan antigua como la humanidad misma, desde siempre, el hombre ha mantenido el interés de encontrarse motivado por diversas razones. Con un origen inicialmente comercial, a partir del siglo XVIII en uno de los principales mecanismos para la formación, capacitación e intercambio de conocimiento.

Globalmente, se celebran grandes congresos de los más diversos sectores. Su organización es una industria dinámica, que crece muy unida al repunte tecnológico. No cabe duda que ante la paralización global por la pandemia del Covid-19, fue pionera de la virtualidad.

Era ya, un recurso sutil previo a la situación de la nueva normalidad. El compartir actividades a través de streaming o plataformas similares estaba creciendo, la pandemia solo vino a acelerar su auge como recurso total. Entonces, ¿funcionan los mismos patrones de los eventos presenciales para los eventos virtuales o híbridos? La respuesta es no. Debemos recordar que el objetivo principal de todo encuentro es el contacto humano. La virtualidad es un complemento de estos encuentros, pero no podrá sustituir su principal objetivo.

Con este enfoque, el desarrollo exitoso de eventos virtuales o híbridos debe considerar que ese contacto personal con colegas y afines está ausente o reducido al mínimo. Así que se deben tomar consideraciones especiales para asegurar el buen desarrollo de nuestros congresos y eventos.

Gracias a las mediciones que las plataformas permiten, se ha determinado que el grado de permanencia de los participantes en eventos virtuales decae de forma vertiginosa tras dos horas de conexión. De esta forma, las sesiones deben ser cortas, limitar en lo posible de los eventos tradiciones de seis u ocho. Es más conveniente la segmentación por sesiones de máximo tres horas cada uno.

Debemos valorar también as limitaciones tecnológicas o de conectividad de participantes. Organizar eventos altamente amigables, garantiza una participación más fluida, agradable y con mayor disposición al aprendizaje. Debemos facilitar el proceso de acceso a la plataforma que soporte nuestro evento, así como garantizar la interacción y retroalimentación de los materiales de los exponentes.

La virtualidad no debe limitar un enfoque que sorprenda a los participantes y fomente vinculación mediante innovación. Hoy más que nunca, debemos asegurarnos que nuestros conferencistas tengan un excelente manejo de la audiencia, que las presentaciones sean atractivas, fluidas, interesantes. Con un esquema dinámico. Recordemos que el público actualmente desde donde se conectan tiene el desafío de mayores distractores.

Fluidez, atractivo y amigabilidad: la receta para sobrellevar estos meses de virtualidad en nuestros congresos y reuniones. Al igual que otras dificultades a la que como humanidad nos hemos enfrentado, una vez más saldremos adelante. Y con ello las ganas de reunirnos con los nuestros, de estrechar la mano de colegas, de conversar frente a frente con el conferencista, de conversar durante el café y socializar durante la cena. La naturaleza de las reuniones está ahí, aguardando que podamos volver a encontrarnos.

Autor: Leonel Bonilla*

(*) Leonel Bonilla es director de MICE Centroamérica, empresa con una de las mayores trayectorias en la gestión de congresos en la región. Fue nombrado una de las 15 personas más influyentes de la industria de reuniones.